Polityka prywatności

Ta polityka opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z prowadzeniem serwisu NeuroScreen (neuroscreen.de), w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej — i jakie przysługują Ci prawa.

Najważniejsze na początek: zapisy EEG są danymi dotyczącymi zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO. Przetwarzamy je wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej, w każdej chwili odwołalnej zgody. Bez zgody pomiar nie jest możliwy — samo odwiedzenie serwisu takiej zgody nie wymaga.

1. Administrator

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki określone w art. 37 RODO ani w § 38 niemieckiej ustawy BDSG. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych prosimy o kontakt na powyższe dane.

2. Korzystanie z serwisu

2.1 Logi serwera

Przy każdym wywołaniu strony przetwarzane są techniczne dane dostępowe: adres IP, data i godzina, wywołany adres, kod odpowiedzi HTTP, ilość przesłanych danych, adres odsyłający oraz oznaczenie przeglądarki.

• Cel: dostarczenie strony, bezpieczeństwo działania, obrona przed atakami, diagnostyka błędów.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w bezpiecznym i niezakłóconym działaniu serwisu).
• Okres przechowywania: co do zasady 14 dni, następnie automatyczne usunięcie; dłużej wyłącznie w razie konkretnego incydentu bezpieczeństwa — do czasu jego wyjaśnienia.

2.2 Pliki cookie i dostęp do urządzenia

Stosujemy wyłącznie pliki cookie niezbędne technicznie:

Te pliki są bezwzględnie konieczne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika, dlatego ich zapis nie wymaga zgody (art. 5 ust. 3 zd. 2 dyrektywy 2002/58/WE; w Niemczech § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG), a dalsze przetwarzanie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f lub lit. b RODO. Nie stosujemy śledzenia, sieci reklamowych, narzędzi analitycznych ani wtyczek serwisów społecznościowych. Dlatego nie zobaczysz u nas banera zgody na cookies. Jeżeli w przyszłości wdrożymy rozwiązania wymagające zgody, poprosimy o nią wcześniej i zaktualizujemy tę politykę.

2.3 Hosting i miejsce przechowywania

Serwis, aplikacja i baza danych działają na serwerach, które prowadzimy w

Wykorzystywane centra danych znajdują się wyłącznie na terenie Niemiec. Z Hetznerem zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO); dane są tam przetwarzane wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

Dane pomiarowe: zapisy EEG i wytworzone z nich pliki przechowujemy na tej samej infrastrukturze — na dyskach serwerowych oraz w zgodnym z S3 magazynie obiektowym Hetznera (Hetzner Object Storage), w obu przypadkach w lokalizacji niemieckiej.

Serwis, aplikacja, baza i dane pomiarowe nie opuszczają UE. Jedyny wyjątek dotyczy możliwego dostępu serwisowego przy wysyłce poczty — patrz pkt 2.4. Aktualną listę podmiotów przetwarzających (art. 28 RODO) udostępniamy na żądanie.

2.4 Wysyłka poczty

Nasze wiadomości — w szczególności linki logowania, którymi wchodzisz na konto bez hasła — idą przez usługę

Przetwarzane są przy tym Twój adres e-mail, temat i treść wiadomości oraz techniczne logi wysyłki. Z Zoho zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO), a nasze konto działa w europejskim centrum danych Zoho. Jeżeli w ramach wsparcia lub konserwacji wyjątkowo dojdzie do dostępu z państwa trzeciego, opieramy go na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (logowanie jest częścią umowy o świadczenie usług). Link logowania jest kluczem dostępu — nie przekazuj go dalej. Jest ważny krótko i tylko raz.

2.5 Usługa czasu beattime.live

Do synchronizacji pomiarów z dokładnością milisekundową przeglądarka w trakcie sesji odpytuje prowadzoną przez nas usługę czasu beattime.live. Technicznie przekazywany jest przy tym adres IP i trafia do logów tej usługi (cel i terminy jak w pkt 2.1). Operatorem usługi jest ten sam administrator; nie przekazujemy danych osobom trzecim.

3. Formularz kontaktowy i poczta e-mail

Gdy piszesz do nas przez formularz na stronie głównej lub e-mailem, przetwarzamy: imię/nazwę, adres e-mail, temat, treść wiadomości, wybraną wersję językową oraz — w celu obrony przed spamem — adres IP i oznaczenie przeglądarki.

• Cel: rozpatrzenie i udzielenie odpowiedzi; ochrona formularza przed automatycznymi wysyłkami masowymi.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli zapytanie zmierza do zawarcia umowy, a poza tym art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w komunikacji z zainteresowanymi oraz w utrzymaniu formularza wolnego od nadużyć).
• Okres przechowywania: do zakończenia sprawy i dodatkowo najdłużej 6 miesięcy na wypadek pytań uzupełniających; adres IP i oznaczenie przeglądarki usuwamy przy zamknięciu sprawy. Ustawowe obowiązki archiwizacyjne pozostają nienaruszone.

W celu ograniczenia spamu przechowujemy dodatkowo przez maksymalnie godzinę licznik wysyłek dla danego adresu IP w pamięci podręcznej.

4. Konto użytkownika

Pomiary wymagają konta. Przetwarzamy wtedy:

• dane dostępowe: adres e-mail (logowanie linkiem lub hasłem), daty rejestracji i logowań;
• dane profilu (dobrowolne, służą przypisaniu do grupy porównawczej): rok urodzenia — celowo nie pełna data — płeć, ręczność, preferowany język;
• zgody: którą wersję którego dokumentu i kiedy zaakceptowałeś (obowiązek wykazania z art. 7 ust. 1 RODO).

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o świadczenie usług); dla danych profilu dodatkowo zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie wykraczającym poza to, co niezbędne do umowy.
• Okres przechowywania: do usunięcia konta. Po usunięciu pozostają dowody udzielonych zgód — do upływu terminów przedawnienia (zwykle 3 lata).

5. Pomiary EEG i dane sesji

To rdzeń usługi i najwrażliwsze przetwarzanie. W trakcie sesji przetwarzamy:

• surowe dane EEG z opaski (cztery kanały, 256 wartości na sekundę) wraz ze wskaźnikami jakości sygnału dla każdej elektrody;
• znaczniki czasu i synchronizacji wiążące zapis z odtwarzanym filmem;
• metadane sesji: film i jego wersja, początek i czas trwania, typ przeglądarki i urządzenia, przyczyny przerwania;
• wyniki analizy: wskaźniki pochodne, wykresy i raporty.

Podstawa prawna: Twoja wyraźna zgoda — art. 9 ust. 2 lit. a w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Pełne brzmienie znajdziesz w dokumencie Zgoda na przetwarzanie danych EEG i danych o zdrowiu.

Rozdzielenie i pseudonimizacja: dane pomiarowe zapisujemy nie pod Twoim nazwiskiem, lecz pod pseudonimem (identyfikatorem uczestnika), technicznie oddzielonym od danych konta. Kopie zapasowe surowych zapisów przechowujemy zaszyfrowane.

Brak decyzji automatycznych: nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Ciebie w rozumieniu art. 22 RODO. Raporty są informacją dla Ciebie, a nie diagnozą.

Okres przechowywania: do odwołania zgody lub usunięcia konta. Po odwołaniu usuwamy surowe dane niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 30 dni, wraz z kopiami zapasowymi w ramach właściwego cyklu kopii (najdłużej 90 dni).

6. Baza normatywna i badania

Jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę, Twoje dane pomiarowe zasilą bazę porównawczą (normatywną) i analizy prowadzone na platformie — również międzymodułowo, np. jako zmienna towarzysząca w innych badaniach lub do trenowania metod analizy.

• Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (odrębna zgoda); uzupełniająco art. 89 RODO wraz z przewidzianymi tam zabezpieczeniami.
• Forma: analiza jest prowadzona na danych pseudonimizowanych; publikujemy i udostępniamy osobom trzecim wyłącznie wyniki zagregowane lub zanonimizowane, na podstawie których nie da się Cię zidentyfikować.
• Odwołanie: tę zgodę możesz odwołać niezależnie od zgody z pkt 5. Zanonimizowanych analiz i opublikowanych wyników zbiorczych nie da się wycofać — Twoje surowe dane usuwamy jednak z bazy.

7. Sesje wspólne, filmy własne i panele uczestników

• Sesje wspólne: dołączenie do sesji wspólnej oznacza zgodę na udostępnienie wyników tej sesji zgodnie z ustawieniem widoczności pokazanym przed dołączeniem. Zgoda obowiązuje dla danej sesji i jest odwoływalna.
• Filmy własne: przesłanych przez Ciebie filmów nie analizujemy treściowo — nie badamy scen, twarzy ani emocji w kadrze. Znaczniki nakładamy wyłącznie jako równomierną siatkę czasową. Filmy własne nigdy nie są publiczne; przed przyjęciem są automatycznie skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania.
• Panele bez konta: jeżeli bierzesz udział przez link zaproszeniowy bez własnego konta, przetwarzamy Twój adres e-mail jako identyfikator, opcjonalnie dane zgrubne (przedział wieku, płeć) oraz dane pomiarowe. W badaniach zlecanych przez firmy administratorem jest zleceniodawca, a my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO; informacja o tym pojawia się na ekranie zgody przy otwarciu linku. Dane uczestników paneli nie zasilają bazy normatywnej.

8. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi albo za Twoją zgodą. Kategorie odbiorców:

• Hetzner Online GmbH jako operator serwerów i magazynu obiektowego (podmiot przetwarzający, art. 28 RODO, centra danych w Niemczech);
• Zoho Corporation B.V. (Beneluxlaan 4B, 3527 HS Utrecht, Holandia) jako operator naszej poczty — wysyłka linków logowania i powiadomień (podmiot przetwarzający, art. 28 RODO);
• organizatorzy badań, do których świadomie dołączyłeś — w zakresie pokazanej widoczności;
• organy i sądy, w zakresie, w jakim jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

Nie sprzedajemy danych. Monetyzacja danych zdrowotnych odbywa się wyłącznie w formie zagregowanej lub zanonimizowanej.

9. Twoje prawa

• dostęp do danych (art. 15 RODO);
• sprostowanie danych nieprawidłowych (art. 16 RODO);
• usunięcie (art. 17 RODO);
• ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenie danych — dane pomiarowe wydajemy w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO);
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• odwołanie zgody ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO) — zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej pozostaje nienaruszona.

Do skorzystania z praw wystarczy zwykła wiadomość na info@advena-partners.com. Zgodę na przetwarzanie danych EEG możesz ponadto odwołać w każdej chwili bezpośrednio w ustawieniach konta.

Prawo skargi: możesz wnieść skargę do organu nadzorczego — właściwego dla nas:

Jeżeli masz miejsce zwykłego pobytu w Polsce, skargę możesz złożyć również do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych nie jest wymogiem ustawowym ani umownym. Bez adresu e-mail nie możemy jednak prowadzić konta, a bez zgody na przetwarzanie danych EEG nie możemy wykonać pomiaru. Zgoda na wykorzystanie danych w bazie normatywnej (pkt 6) jest w pełni dobrowolna: bez niej także możesz korzystać z usługi w pełnym zakresie.

11. Bezpieczeństwo danych

Transmisja odbywa się wyłącznie z szyfrowaniem TLS (HTTPS). Stosujemy ograniczenia dostępu według zasady najmniejszych uprawnień, rozdzielone przechowywanie danych tożsamości i danych pomiarowych oraz szyfrowane kopie zapasowe. Połączenie z opaską działa lokalnie, między Twoim urządzeniem a opaską; dane docierają do nas dopiero szyfrowanym łączem do naszego serwera.

12. Zmiany polityki

Dostosowujemy tę politykę, gdy zmienia się usługa lub stan prawny. Obowiązująca wersja wraz z numerem i datą jest zawsze dostępna na tej stronie. O istotnych zmianach dotyczących przetwarzania opartego na zgodzie informujemy odrębnie i — jeżeli to konieczne — pozyskujemy nową zgodę.